Services aux élèves

Processus d’aide de niveau 2 et 3

Le processus visant à déterminer l’admissibilité des élèves à l’aide financière de niveau 2 et 3 exige du Ministère qu’il examine chaque cas isolement. Les grandes lignes du processus, les champs de responsabilité relatifs et les formulaires de demande de financement sont énumérés ci-dessous :

Établissement de l’admissibilité à l’aide financière et processus de présentation des demandes

  1. Le directeur des services aux élèves ou le représentant des écoles indépendantes subventionnées avec l’équipe de l’école identifient les élèves qui requièrent un support exceptionnel qui correspondent aux critères de financement de niveau 2 et 3.
  2. Une fois que l’équipe chargée du financement reçoit les demandes, chaque demande est revue par rapport aux critères de financement de niveau 2 et 3. Un membre de l’équipe complète un formulaire décisionnel pour documenter le processus de décision. Le formulaire décisionnel de financement s’aligne avec les informations fournies dans le formulaire de demande ainsi qu’avec les critères de financement de niveau 2 et 3 et les descripteurs annotés.
  3. Demande d’information supplémentaire : Une demande d'information supplémentaire est présentée si les vérificateurs ont besoin de renseignements qui n'ont pas été fournis ou qui n'ont pas été communiqués avec suffisamment de clarté pour établir l'admissibilité de la demande. Si nécessaire. La demande d’information supplémentaire est envoyée au directeur des services aux élèves ou le représentant des écoles indépendantes subventionnées qui la revoit et rassemble les informations nécessaires de l’équipe scolaire. La demande d’information supplémentaire est ensuite envoyée à l’équipe en charge du financement. L’information supplémentaire est combinée avec la demande originale et l’équipe de révision revoit entièrement la demande, en se basant sur les critères de niveau 2 et 3 de financement.
  4. Une fois que toutes les demandes de financement de la division scolaire/école sont complétées, incluant les demandes qui requièrent des informations supplémentaires, les résultats sont fournis par écrit au directeurs des services aux élèves ou le représentant des écoles indépendantes subventionnées .
  5. Demande de révision : Si l’administrateur des services aux élèves, ainsi que l’équipe de l’école, ont des informations additionnelles qui ne sont pas dans la demande originale, ils peuvent demander une relecture à l’équipe chargée du financement.
    • La demande de révision doit être présentée au plus tard dans les 10 jours ouvrables suivant la réception des résultats.
    • Au moment de présenter une demande de révision, il faut fournir de nouveaux renseignements pour appuyer la demande.
    • La demande de révision est soumise sur une page ou plus de 8½ x 11
    • À noter : ne pas soumettre à nouveau la demande originale ou l’information contenue dans la première demande.

Transfert de financement : Si un élève, pour qui une aide financière a été approuvée à travers le processus de financement pour une ou plusieurs années change de division scolaire ou d'école indépendante subventionnée, cet élève sera automatiquement admissible à une aide financière dans la division scolaire/école d'accueil. Cette dernière n'aura pas besoin de présenter une nouvelle demande à son égard. L'aide dont l'élève bénéficie sera de plus rétroactive, et ce, jusqu'à la date où il commence l'école (date d'arrivée) dans la l'école d'accueil. Les élèves qui ont reçu un soutien à travers le modèle de financement avec formule auront besoin d'unformulaire de demande de financement s'il déménage dans un évole où le modèle avec formule ne s'applique pas.

Le directeur des services aux élèves de la division ou le représentant des écoles indépendantes subventionnées qui envoie l’élève et celle qui le reçoit doivent rapporter ce changement à l’équipe chargée du financement en remplissant le formulaire avis de transfert.

Périodes de financement
Il y a quatre périodes à chaque année scolaire pendant lesquelles les demandes de financement pour un niveau 2 et 3 sont examinées. Le directeur des services aux élèves ou le représentant des écoles indépendantes subventionnées va noter les nouvelles demandes, les ajouts et les suppressions, si approprié, en utilisant le formulaire sommaire concernant le financement de la division et le formulaire de transfert de financement, si nécessaire.

Printemps :

  • Revoir le sommaire concernant le financement de la division pour déterminer :
    • Quels élèves ont subi des changements tels qu’ils ne rencontrent plus les critères de financement de niveau 2 et 3 (ex. les élèves qui démontrent un progrès significatif, les élèves dont la fréquentation scolaire ou la longueur de la journée à diminué).
      • Commencer à ajouter ces noms sur la liste des suppressions pour l’automne et contacter l’équipe en charge du financement pour discuter du processus.
    • Quels élèves vous allez soumettre une demande de financement basée sur les lignes directrices pour l’année scolaire suivante.
  • Seulement les nouveaux formulaires de demandes (la période du printemps est une période de financement préliminaire durant laquelle l’équipe chargée du financement accepte et révise les applications pour l’année scolaire en cours.)
  • Ne pas rapporter les ajouts ou les suppressions avec le formulaire de transfert durant la période du printemps.

Automne :

  • Nouvelles demandes
    • Les élèves qui sont entrés dans votre division scolaire/école depuis que les demandes préliminaires du printemps ont été soumises.
  • Les ajouts avec le formulaire de transfert de financement (les élèves déjà approuvés pour un financement de niveau 2 ou 3, qui ont transféré dans votre division scolaire/école entre le 1 juillet et le 30 septembre)
  • Les suppressions (les élèves déjà approuvés pour un financement de niveau 2 ou 3, qui ont transféré dans une autre division scolaire/école ou qui ont quitté l’école entre le 1 janvier et le 30 septembre)

Janvier :

  • Nouvelles demandes
    • Les élèves qui entrent dans votre division scolaire/école entre le 1er octobre et le 31 décembre
    • Les élèves qui sont inscrits dans votre division scolaire/école avant le 1er octobre qui vivent des expériences sérieuses (donner les informations par écrit) qui ont un impact significatif sur leur éducation entre le 1er octobre et le 31 décembre de la présente année scolaire.
    • Les élèves qui ont l’âge pour la maternelle et dont l’équipe scolaire ne pouvait pas déterminer si le financement était de mise en septembre.
  • Les ajouts avec le formulaire de transfert de financement (les élèves déjà approuvés pour un financement de niveau 2 ou 3, qui ont transféré dans votre division scolaire/école entre le 1er octobre et le 31 décembre)
  • Les suppressions (les élèves déjà approuvés pour le financement de niveau 2 et 3, qui sont transférés dans une autre division scolaire/école ou qui ont quitté l’école entre le 1er octobre et le 31 décembre)

Juin :

  • Nouvelles demandes
    • Les élèves qui entrent dans votre division entre le 1er janvier et le 30 juin
    • Les élèves qui sont inscrits dans votre division scolaire/école avant le 1er janvier qui vivent des expériences sérieuses (donner les informations par écrit) qui ont un impact significatif sur leur éducation entre le 1er octobre et le 31 décembre de la présente année scolaire.
  • Les ajouts avec le formulaire de transfert de financement (les élèves déjà approuvés pour un financement de niveau 2 ou 3, qui ont transféré dans votre division scolaire/école/école entre le 1er octobre et le 31 décembre)
  • Ne pas rapporter les suppressions en juin

(À noter : Les demandes pour EBD3 et URIS Groupe A peuvent être soumises en tout temps.)